電子帳簿保存法が2024年１月よりスタートします。

これにより、領収書や納品書などの取引書類のうち、

WEBサイトからのダウンロードやメールで受け取ったもの等は、

紙媒体での保管が禁止になります。

※紙で受け取った書類は従来通り、紙での保管も可能です。

各企業で準備を進んでいるでしょうか？

電子帳簿保存法の義務化部分に対応するためには以下の準備が必要です。

①事務処理規定の作成

電子データで保管されたデータが改ざんされていないことを証明するために、

取引書類をデータで受け取った際にどのように保管をするかについてルールを定め、

運用する必要があります。

②ファイルのリネームを行い検索性を向上させる

データのファイル名に規則性を持たせ、

税務調査が入った際に対象のデータを速やかに検索・開示できるようにする必要があります。

国税庁が発表している電子帳簿保存法一問一答[電子取引関係] によると、検索機能の要件について

「取引年月日その他日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること」

と説明しています。

つまり、保管されるファイル名が「取引年月日_取引先_取引金額」となるように、

ファイル名の変更作業が必要になります。

③長期保存に優れた保存先を準備する。

税務調査は確定申告提出から７年間行われる可能性があります。

PCやUSBメモリへの保管の場合、PCの故障やUSBメモリの消耗などによって

データが消失してしまうリスクがあります。

長期保存に優れたメディアへの保管とメディアのバックアップ体制の構築が必要になります。

ミキでは「NAS」を用いた電子帳簿保存法対応への準備をお勧めしております。

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